Los alcaldes y representantes de corregimientos tendrán que solicitar mediante nota escrita dirigida al Contralor, la aprobación de los recursos asignados para gastos imprevistos en acciones comunitarias, cuyo monto será determinado por la recaudación de los ingresos reales corrientes del municipio correspondiente, al último ejercicio fiscal, y su aplicación se hará conforme a la tabla de asignación vigente, para gastos imprevistos establecida por la Contraloría.
La Contraloría aprobó la guía para el uso de los recursos destinados para gastos imprevistos en acciones comunitarias de los alcaldes y representantes de corregimientos, y son estos los responsables del cumplimiento, ejecución y aplicación del documento, lo que incluye también a los servidores públicos involucrados en el uso y manejo de los recursos asignados para gastos imprevistos.
El cheque de la asignación de los recursos para gastos imprevistos se emitirá a nombre del alcalde o representante de corregimiento y los mismos se efectuaran mensualmente y deben ser usados únicamente para gastos imprevistos y los alcaldes y representantes están obligados a rendir cuentas, en la forma y en el plazo en el que lo determine la Contraloría.
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En la guía se indica que para emitir el pago de la asignación del mes siguiente del periodo rendido, será obligatorio presentar el informe de rendición de cuentas del trimestre correspondiente.
La Contraloría podrá realizar verificaciones en sitio sobre el uso y manejo de los recursos asignados para gastos imprevistos en acciones comunitarias a los alcaldes y representantes.
Las facturas de compras realizadas a proveedores formales deben cumplir con las especificaciones emitidas por la DGI.
En caso de pérdida, hurto o robo del cheque o del dinero en efectivo y se haya constatado el hecho punible, el mismo será notificado formalmente a la Contraloría e igualmente debe adjuntar copia de la denuncia interpuesta ante las autoridades competentes.
Todo alcalde y representante debe devolver a la tesorería municipal los recursos asignados para gastos imprevistos no utilizados en el trimestre, para que se efectúe el reintegro a la cuenta del tesoro correspondientes, de igual manera se harán los reintegros a las partidas presupuestarias.
Los alcaldes y representantes tendrán la obligación de publicar mensualmente en un tablero visible en el local donde opera el Municipio o la Junta Comunal, la relación de ingresos y gastos respectos a los recursos asignados para gastos imprevistos.